Отдел документационного обеспечения осуществляет функции документационного обеспечения в государственном автономном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования Свердловской области «Институт развития образования». Общий отдел является структурным подразделением ГАОУ ДПО СО «ИРО» и подчиняется непосредственно ректору.

В соответствии со штатным расписание в отделе документационного обеспечения работают заведующий отделом, секретарь, специалисты по УМР, архивариус. Руководит деятельностью отдела заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора.

Задачи и функции отдела:

Основными задачами отдела являются:

• обеспечение организации делопроизводства в ГАОУ ДПО СО «ИРО» в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работы архива;

• создание образцов документов ГАОУ ДПО СО «ИРО» в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами;

• разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией, в том числе упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков;

• осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

• обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности ГАОУ ДПО СО «ИРО», их архивное хранение, а также организация работы архива, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов;

• организация методической помощи в работе с документами;

• обеспечение режима доступа и использования документной информации.

Отдел документационного обеспечения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

• организует в целом делопроизводство в ГАОУ ДПО СО «ИРО»;

• принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в ГАОУ ДПО СО «ИРО»;

• обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых ректору;

• проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись ректору ГАОУ ДПО СО «ИРО»;

• оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.), обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

• осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

• обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

• организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

• организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями ректора, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

• осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях ГАОУ ДПО СО «ИРО»;

• разрабатывает и внедряет после согласования с Государственным архивом Свердловской области документы в области документационного обеспечения;

• разрабатывает сводную номенклатуру дел, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

• организует работу по приему ректора посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с инструкцией по делопроизводству;

• организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

• принимает участие в организации технического обслуживания созываемых ректором совещаний и заседаний;

• организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК ГАОУ ДПО СО «ИРО»;

• осуществляет подготовку документов отдела документационного обеспечения к сдаче в архив.

Адрес: 620066, г. Екатеринбург, ул. Академическая, 16

Электронная почта: irro@irro.pro

Режим работы:
пн. – чт.: с 8:30 до 17:12
пт.: с 8:30 до 16:12
обед: с 12:30 до 13:00
сб., вс. – выходной