Главная » Институт » Отделы » Отдел документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения


Отдел документационного обеспечения осуществляет функции документационного обеспечения в государственном автономном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования Свердловской области «Институт развития образования». Общий отдел является структурным подразделением ГАОУ ДПО СО «ИРО» и подчиняется непосредственно ректору.

 

В соответствии со штатным расписание в отделе документационного обеспечения работают заведующий отделом, секретарь, специалисты по УМР, архивариус. Руководит деятельностью отдела заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора учреждения.

 

Задачи и функции

  1. Основными задачами отдела являются:
    - обеспечение организации делопроизводства в ГАОУ ДПО СО «ИРО» в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива;
    - создание образцов документов ГАОУ ДПО СО «ИРО» в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами.
    - разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
    - осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;
    - обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности ГАОУ ДПО СО «ИРО», их архивное хранение, а также организация работы архива, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов;
    - организация методической помощи в работе с документами;
    - обеспечение режима доступа и использования документной информации.
  2. Отдел документационного обеспечения в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
    - организует в целом делопроизводство в ГАОУ ДПО СО «ИРО»;
    - разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;
    - принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в ГАОУ ДПО СО «ИРО»;
    - обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых ректору;
    - проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись ректору ГАОУ ДПО СО «ИРО»;
    - оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.), обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;
    - осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;
    - обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
    - организует и осуществляет  изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
    - организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями ректора, анализирует состояние исполнительской дисциплины;
    - осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях ГАОУ ДПО СО «ИРО»;
    - разрабатывает и внедряет после согласования с Государственным Архивом Свердловской Области документы в области документационного обеспечения;
    - разрабатывает сводную номенклатуру дел, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;
    - организует работу по приему ректора посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива;
    - организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;
    - принимает участие в организации технического обслуживания созываемых ректором совещаний и заседаний;
    - организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК ГАОУ ДПО СО «ИРО»;
    - осуществляет подготовку документов  отдела документационного обеспечения к сдаче в архив;
    - организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности ГАОУ ДПО СО «ИРО»

 

Калинина Светлана Евгеньевна

Заведующий отделом

Смышляева Анна Александровна

Cпециалист по УМР

Григорян Асмик Гагиковна

Секретарь ректора
- Архивариус

 

Адрес: 620066, г. Екатеринбург, ул. Академическая, 16, каб. 201, 303

Телефон: 369-29-86, добавочный  120, 126

E-mail: irro@irro.ru

 

Приказ № 228 от 24.06.2019 "Об утверждении Положения об экспертной комиссии" (см. файл)



Время выполнения php скрипта: 0.1213 секунд